Blogi: Raportoinnin koneistoon jumiutunut / Teemu Möykkylä

tammikuu 18, 2017

”Lähetätkö kuukausiraportin perjantaihin mennessä?”, entinen esimieheni pyysi säännöllisen epäsäännöllisesti.  No kyllähän minä lähetän. Yritän muistaa omat tärkeimmät Teemuvuositavoitteeni ja improvisoin niiden ympärille
kalvollisen statuksia, trendejä ja toimenpiteitä. Yritän ahtaa samalle kalvolle myös muutaman kommentin haasteista, riskeistä ja eskaloitavista asioista. Lopulta painan sähköpostin ”lähetä”-nappia
tietäen, että turhaa työtä tuli juuri tehtyä.

Mitä oman raportointivuoroni jälkeen tapahtuu? Esimieheni saa kollegoiltani ja minulta yhteensä viisi kalvollista tiukkaa analyysiä tavoitteiden etenemisestä. Hänen tehtäväkseen jää noiden viiden sivun tiivistäminen yhdelle sivulle ja edelleen lähettäminen esimiehen esimiehelle. Esimieheni esimies tekee edelleen oman koosteensa ja lopulta raportti käsitellään johtoryhmässä. Se mitä minun tekemästäni raportista ja eskalaatioista päätyy keskustelun alle ja mitä korjaavia toimenpiteitä päätetään, ei ikinä päädy minun korviini. En myöskään saa tietää, onko omat onnistumiseni noteerattu ja onko työni saanut kiitosta.

Kuulostaako edellä kuvattu tutulta? Kuulostaako se myös kankealta, hitaalta, turhauttavalta ja vanhanaikaiselta? Heräsikö sinullekin ajatus, että johtaja-raukkojen eteensä
saama status on monien tulkintojen ja tietoisten sekä tiedostamattomien suodatusten jälkeinen lopputulos? Lisäksi heidän käsittelemänsä tieto on todennäköisesti jo vanhentunutta. Tuon puutteellisen ja vanhentuneen tiedon varassa he kuitenkin yrittävät strategiansa toimeenpanoa johtaa ja ratkoa ongelmia proaktiivisesti. Ajattelitko myös, että minä olisin motivoituneempi työntekijä, jos voisin olla varma, että omien tavoitteideni eteneminen tai etenemättömyys tulee huomatuksi ja huoleni nousevat asianmukaisesti esille?

LATO tarjoaa ratkaisun yllä kuvattuihin haasteisiin: Se on tehokas työkalu, ei pelkästään strategian jalkauttamiseen, vaan myös toimeenpanon seurantaan. Työntekijät raportoivat omien tavoitteidensa etenemistä reaaliaikaisesti tai sovituin syklein tietokoneelta tai älypuhelimen kautta. Eräässä asiakasorganisaatiossamme työntekijät käyttävät kuukausittaiseen raportointiin keskimäärin vain neljä minuuttia kuukaudessa. Työntekijät tietävät, että organisaatio ylintä johtoa myöten näkee, miten hänen tavoitteensa etenevät ja mitä hän on saanut aikaan. Johtajilla ja johtoryhmillä on myös mahdollisuus käydä kommentoimassa työntekijöiden aikaansaannoksia ja lisätä korjaavia toimenpiteitä. LATO myös varmistaa, että päätöksenteossa käytetty tilannetieto on suodattamatonta ja reaaliaikaista läpi organisaation.

Johtaja, rääkkäätkö sinäkin organisaatiotasi tehottomalla raportoinnilla? Yritätkö johtaa strategiasi toteutusta proaktiivisesti vanhentuneen ja puutteellisen tiedon avulla? Päädytkö lopulta pääasiassa sammuttelemaan tulipaloja? Voisiko tilanne muuttua?