Posintra
LATO digitalisoi Posintran palvelutuotannon seurannan
Posintra Oy on itäisen Uudenmaan seudullinen kehitysyhtiö, jolta omistajakunnat hankkivat elinkeinoelämän kehittämispalveluja sekä seudullisia yhteistyö- ja edunvalvontapalveluja. Posintran palvelutuotantoa ohjaa yrityksen strategia sekä sitä tukevat omistajakuntien kanssa vuosittain laaditut palvelusopimukset.
Posintra aloitti LATOn käyttöönoton vuoden 2017 alussa. Topi Haapasen mukaan jo ennen LATOn mukaan tuloa kehitysyhtiön toiminnan ja tulosten raportointia oli kehitetty jatkuvasti. Kuitenkin Posintra sai kuulla toistuvasti viestejä, ettei yrityksen tavoitteita ja toimintaa tunneta. Vastatakseen haasteisiin Posintra päätti toteuttaa kehittämisprojektin, jonka tavoitteena oli tuoda omistajakuntien palvelusopimuksissa kuvattu toiminta sähköisesti ja mobiilisti seurattavaksi niin kunta-asiakkaille kuin henkilöstölle itselleen.
Tavoitteet kirkkaaksi ja kokemuksia keräämään
Posintra toteutti kehitysprojektin ja LATOn käyttöönoton vaiheissa ja systemaattisesti alla kuvattujen askelten mukaisesti.
Valmisteluvaihe (1kk)
- Kuntien palvelusopimusten laadinta
- Työkalun valinta
- Palvelusopimusten sovittaminen työkaluun sopivaksi
Määritysvaihe (1-2kk)
- Aineiston siirtäminen järjestelmään
- Tavoitteiden ja toimenpiteiden täsmentäminen yhdessä henkilöstön kanssa
- Työkalun käyttöönotto henkilöstön kanssa
Käyttöönottovaihe (~6kk)
- Käytön juurruttaminen osaksi Posintran omaa johtamismallia
- Lanseeraus asiakkaiden kanssa
- Jatkuva käyttö ja toimivuuden arviointi
Ensivaiheen kehittäminen
- Tavoitteiden rakenteellisuuden ja sisältöjen hienosäätäminen
- Uuden toimintavuoden tavoitteiden vieminen työkaluun
- ISO-standardin mukaisen johtamisjärjestelmän kytkentä
Lähtötilanteen tavoitteet saavutettiin. Käyttöönottovaiheessa määritystyö vei enemmän työaikaa kuin oli alun perin suunniteltu. Tämä johtui Topi Haapasen arvion mukaan pääosin siitä, että mitä enemmän LATOn mahdollisuuksiin ja ideologiaan tutustuttiin sitä enemmän myös henkilöstön toimintatavat sekä palvelusopimusten kirjaukset kehittyivät. Erityisesti haluttiinkin varmistaa, että sisältöjen määritystä ei tehty valmiiksi johtoryhmässä, vaan Posintran henkilöstö kutsuttiin tekemään työtä itse ja yhdessä. Tavoite oli ja on, että henkilöstö pystyy määritystyötä tehdessään kehittämään omaa toimintaansa ja pääsee siten nopeasti jyvälle kehitysprojektin tavoitteesta.
Päätös jatkosta syntyi helposti
"Käyttöönotto henkilöstön kanssa oli kiinnostava prosessi. LATO työvälineenä lisää henkilöstön keskinäistä dialogia, mikäli tavoitteiden ja toimenpiteiden vastuutuksessa onnistutaan. Onnistumista voidaan arvioida työmäärän tasaisena jakaantumisena kunkin toimenkuvien mukaisesti, tiedonkulun parantumisena yrityksen sisällä sekä tekemisen parempana kohdentumisena", kertoo Topi Haapanen.
Päätös LATOn käytön jatkamisesta pilotoinnin jälkeen syntyikin helposti, sillä työkalun koettiin ratkaisevan monia toiminnan ja tavoitteiden saavuttamiseen ja todentamiseen liittyviä haasteita. Avainasiakkaille tarjottava reaaliaikainen ja mobiili seurantamahdollisuus lisää Posintran kilpailukykyä nykyaikaisena ja asiakaslähtöisenä toimijana, jonka tekeminen on tehokasta ja läpinäkyvää. Myös tulevaisuuden muutoksiin vastaamiseen ja alueellisen elinvoiman kehittämistapojen ja -kultturin muutokseen LATO-ohjelmisto antaa hyvän tuen.
Lopputuloksena kestävämpää johtamista
LATO ohjelmistoon on myöhemmin yhdistetty yhtiön omien strategisten päämäärien johtaminen tavoitteineen ja toimenpiteineen palvelusopimusten rinnalle. Topi Haapasen mukaan LATOn soveltaminen on mahdollistanut uusia johtamisen toimintatapoja sekä saanut koko henkilöstön ajattelemaan uudella tavalla. Ihmisten johtamisen näkökulmasta muutoksen johtaminen onnistuu parhaiten ja kestävämmin osallistamalla sekä antamalla kehittämiselle ja keskustelulle sen vaatima aika. Sisäiset parin viikon välein toistuvat johtamisfoorumit sujuvat LATO-avusteisesti sujuvasti, kun kokouksissa päästään nopeasti suoraan asiaan sekä keskustelemaan ja päättämään toiminnan kannalta tärkeistä asioista.
Topi Haapanen
Aluekehitysjohtaja
Posintra Oy on itäisen Uudenmaan seudullinen kehitysyhtiö. Yrityksen omistajina ovat alueen viisi kuntaa sekä joukko yksityisiä yrityksiä ja muita julkisia organisaatioita. Posintra kuten useat muutkin suomalaiset alueelliset kehitysyhtiöt toimivat julkisen ja yksityisen toimintaympäristön rajapinnassa. Omistajakunnat hankkivat Posintralta elinkeinoelämän kehittämispalveluja sekä seudullisia yhteistyö- ja edunvalvontapalveluja. Posintran palvelutuotantoa ohjaa yrityksen strategia sekä sitä tukevat omistajakuntien kanssa vuosittain laaditut palvelusopimukset.
Me LATOssa uskomme, että läpinäkyvyys, työntekijöiden osallistaminen ja suunnitelmallinen tavoitteiden ja tehtävien seuranta ovat strategian onnistumisen avainasioita. Siksi loimme sovelluksen, jolla muun muassa kaikki tuo käy käden käänteessä.
