Lataa tästä ilmainen johtamisen vuosikello organisaatiosi käyttöön

Vuosikellon avulla voitte koota kaikki kalenterivuoden aikana toistuvat ja toteutettavat isommat toimenpiteet yhteen kuvaajaan. Vuosikellon voi tehdä moneen eri tarpeeseen kuten esimerkiksi visualisoimaan johtamisen, markkinoinnin, hallitustyöskentelyn tai taloushallinnon keskeisimmät toimenpiteet ja suunnittelutehtävät.

Vuosikellossa jokaiselle kuukaudelle tai kvartaalille on ositettu oma lohkonsa, josta pitäisi yhdellä vilkaisulla selvitä kunkin ajanjakson toteutettavat toimenpiteet. Vuosikello voidaan kuvata ympyränä tai aikajanana, ja se voidaan tallentaa PowerPointtiin, Exceliin tai pdf-muotoon. Hyvin suunniteltu vuosikello juurruttaa työkäytäntöjä, rytmittää kalenterivuotta ja auttaa jäsentämään toimintaa. 

Näkyvät vuosikelloon visualisoidut virstanpylväät ja toistuvat toimenpiteet ohjaavat tekemistä, pitävät aikataulut mielessä ja auttavat suunnitelmien toimeenpanossa.

Visualisoikaa vuosikelloon väriteemoja hyödyntämällä eri osastojen omat ja jaetut tavoitteet, jolloin lomittuvat hankkeet tulevat läpinäkyviksi.

Hyödyntäkää kiireettömät jaksot uusille kehityshankkeille ja suunnitelkaa yhdessä rekrytoinnit vastaamaan kalenterivuoden tarpeita.

Perinteinen johtamisen vuosikello voi esimerkiksi sisältää:

Ympyrän muotoisen vuosikellon uloin kehä sisältää tulevan suunnittelukauden pohjustavat toimenpiteet 

•    Q1: Menneet kauden loppuraportointi ja johtopäätökset

•    Q2: Strategiset analyysit ja itseruoskinta onnistumisista sekä epäonnistumisista

•    Q3: Ylätason tavoitteiden ja hankkeiden suunnittelu, valinnat ja niiden hyväksyntä

•    Q4: Liiketoimintojen ja osastojen tarkennetut tavoite- ja toimenpidesuunnitelmatYmpyrän sisemmällä kehällä on rullaava kuluvan kauden tilanteen johtamisen toimenpiteet

•    Tammikuu: uuden suunnitelman toteutus ja tilannepäivitykset alkavat

•    Kvartaaleittain: Strategian toimenpanosuunnitelmien terveystarkastus ja muutokset ja priorisoinnit toimintaympäristön tilanteen mukaan

•    Kuukausittain: Johtoryhmän ja/tai hallituksen toimeenpanon tilannekatsaukset ja ohjauspäätökset johtoryhmä (Business Review)

•    Kahden viikon välein: osastojen yksikköpalaverit ja työnohjaus meneillään olevista tavoitteista ja toimenpiteistä

•    Milloin vain: Nopeat “miten sinulla menee” keskustelut alaisten ja esihenkilöiden välillä

•    Tammikuu: menneen kauden loppuraportointi

Ajasta johtamisen vuosikello strategianne mukaan

Vuosikelloa suunniteltaessa sen pohjaksi kannattaa ottaa organisaation oma strategia. Linjatkaa mihin strategisiin painopistealueisiin ja valintoihin keskitymme juuri tänä vuonna. Ketkä henkilöt ja mitkä tiimit sitoutuvat mihinkin toimenpiteisiin minäkin kuukausina. Sopikaa seurantarutiineista ja välietapeista ja merkatkaa nämä vuosikelloon.

Huomioikaa myös ihan oikea kalenteri ja pohtikaa miten lomat, juhlapyhät tai vaikkapa suuret yleisötapahtumat vaikuttavat omaan toimintaanne. Vuosikellon suunnittelu aloitetaan yleensä jo loppuvuodesta tai hyvissä ajoin ennen tilakauden päätöstä. Tällöin vuosikellon ja vuositavoitteiden toimeenpano voidaan aloittaa rullaavasti.

Lue täältä 5 parasta vinkkiä strategian ja toimeenpanoon ja seurantaan.

Vuosikello voi näyttää myös väärää aikaa

Vaikka organisaation laatima vuosikello on loistava tapa juurruttaa ja viestiä johtamisen rutiinit ja sen ajoitukset, sen avulla ei käytännössä johdeta ja seurata strategian tai vuosisuunnitelmien tilanteita ja edistymiä. Liian tiukka rutiinien noudattaminen voi viedä huomion organisaation todellisesta tilanteesta, jossa oikea ratkaisu saattaisi olla strategian uudelleensuunnittelu tai suuntaaminen. 

Toisinaan odottamattomat muutokset järjestävät aikataulun uudelleen. Toimeenpanon johtamisessa, jalkauttamisessa ja seurannassa voi ja kannattaa hyödyntää yhtä lailla ketterää strategiatyökalua varmistamaan suunnitelmien toteutus.

Lataa tästä ilmainen pohja johtamisen vuosikellolle: