Hoshin Kanri? Mikä? Miten? Miksi?

Jonatan Jarkia

On mahdollista, että olet päätynyt jossain kohtaa työuraasi tai opiskeluaikoinasi keskustelemaan lean-johtamisesta. Tässä yhteydessä keskusteluissa on saattanut esiintyä Hoshin Kanri -niminen johtamismalli.  Et kuitenkaan ehkä tarkalleen tiedä, miten Hoshin Kanri käytännössä toimii, miten sitä voidaan soveltaa ja miten se voisi hyödyttää organisaatiotasi? Jos olet todella hakoteillä, saatat jopa kysyä, kuka on Hoshin Kanri? Minäpä kerron!

Mikä ihmeen Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri (kavereiden kesken HK) on lean-johtamistapa, jonka avulla pitkän aikavälin (3-5 -vuotta) suunnitelmat muutetaan konkreettisiksi suunnitelmiksi ja viedään käytäntöön. Hoshin Kanrin juuret ovat toisen maailmansodan jälkeisessä Japanissa ja sen katsotaan siivittäneen useiden nykyään kansainvälisesti tunnetun yrityksen menestystä. Vapaasti japanin kielestä käännettynä termillä ”Hoshin” viitataan kompassiin ja termillä ”Kanri” viitataan suuntaan. HK:lla viitataan siten siihen, että organisaation täytyy tietää mihin suuntaan ollaan menossa ja se tarvitsee kartan löytääkseen sen.

Hoshin Kanri pyrkii saattamaan linjaan kolme asiaa:

• Yrityksen strategiset päämäärät
• Keskijohdon suunnitelmat
• Koko tiimin konkreettisen tekemisen

HK:n lopullisena päämääränä on varmistaa, että jokainen työntekijä kulkee samaan suuntaan ja on samalla sivulla organisaation suunnasta. Menetelmän avulla strategiset päämäärät ohjaavat organisaation jokaisella tasolla konkreettista edistymistä ja tekemistä. HK pyrkii eliminoimaan epäselvästä suunnasta ja heikosta kommunikaatiosta johtuvaa turhaa toimintaa.

Miten Hoshin Kanri viedään käytäntöön?

Tarkastellaanpa HK:n implementointia viiden askeleen kautta:

Askel 1 — strategian muotoilu

Pohjan HK:n onnistuneelle implementoinnille luo hyvin muotoiltu ja tiivistetty strategia. Lue tuore blogitekstimme, jossa kerromme, miten onnistut pitämään strategian selkeänä ja helppolukuisena. 

Askel 2 — Taktiikoiden hiominen

Organisaation tulee kehittää taktiikat, jotta se voisi saavuttaa strategiassa määritellyt päämääränsä. Hoshin Kanrissa oleellisena vaiheena on ns. ”strateginen pallottelu”, jonka aikana strategisia suunnitelmia pallotellaan eri organisaatiotasojen välillä, jotta varmistetaan tiedon vaihtuminen ja saavutetaan konsensus siitä, että kehitetty lähestymistapa on paras päämäärän saavuttamisen kannalta. Strategista pallottelua jatketaan tiimitasolle asti siten, että jokainen tiimi saa itselleen omaa tehtäväänsä vastaavat päämäärät ja tavoitteen ja laatii tältä pohjalta itselleen oman Hoshin–suunnitelman, johon kirjataan tiimin itse määrittelemät tehtävät ja mittarit, joilla tavoitteet saavutetaan. Tällä tavalla koko organisaatio laatii itselleen tavoitteet, jotka tukevat yrityksen päämäärän saavuttamista.

Lopullisena päämääränä on saavuttaa täysi ymmärrys strategisesta tavoitteesta ja sitouttaa henkilöstö tavoitteiden saavuttamiseen.

Askel 3 – Suunnitelman viestintä

 Jotta päämärät voitaisiin saavuttaa, tulee kaikkien siihen osallisten olla hyvin informoituja niiden edellyttämistä tavoitteista ja toimenpiteistä. Tämä toki kuulostaa itsestään selvyydeltä, mutta tästäkin huolimatta uskallan sanoa, että harvat organisaatiot onnistuvat tässä kunnolla. Onnistuneen kommunikaation tulee olla jatkuvaa ja proaktiivista, jotta jokainen pysyy kartalla mahdollisista muutoksista ja edistymisestä.

 
Matala organisaatiorakenne suosii HK:n kommunikaatiota: mitä vähemmän portaita organisaatiossa on, sitä helpompaa sitä on viestiä.

Askel 4 – Suunnitelman toimeenpano

Toimeenpanovaiheessa päämäärät ja suunnitelmat muutetaan tuloksiksi. Siksi on äärimmäisen tärkeää, että johdolla on jatkuvasti käsitys toimenpiteiden edistymisestä, sekä strategisesta pallottelusta toimeenpanon vaiheessa. Näin pystytään varmistamaan, että tehdyt toimenpiteet ovat koko ajan linjassa strategian ja suunnitelmien kanssa.

Askel 5 – Seuraa ja sovella

Osana säännöllisiä johtoryhmän kokouksia tulee seurata suunnitelman edistymistä ja olla valmiita suorittamaan korjaavia toimenpiteitä tarvittaessa. Seurannan tulee olla jatkuvaa ja siihen on hyvä kehittää tietty rytmi. Näin voidaan varmistaa, että strategia toteutuu suunnitelmien mukaan. Tutustu blogitekstiimme, jossa annamme vinkkejä, miten voit kehittää seurantarutiineja organisaatiossasi.

Nämä viisi askelta saattavat tuntua yksinkertaisilta ja itsestään selviltä asioilta johtamisessa, mutta Hoshin Kanrin kaltaisessa äärimmäisen systemaattisessa johtamismallissa ne tekevät ratkaisevan eron onnistumisen ja epäonnistumisen välillä. Siksi näitä vaiheita ei koskaan saa pitää itsestäänselvyytenä.

Miksi Hoshin Kanri?

Miksi lähtisin ajamaan organisaatiooni Hoshin Kanrin kaltaista johtamismallia? Mallihan saattaa tuntua raskaalta ja sen omaksuminenhan vaatii merkittävää muutosta usein koko organisaatiokulttuurissa. Vastaus tähän onkin yksinkertainen: se toimii. Hoshin Kanrin ympärille on vuosikymmenten aikana rakentunut lukuisia lähes myyttisiä menestystarinoita start-upeista suuryrityksiin (Muutamia mainitakseni: Tesla, Toyota, HP, Xerox)

Menestyksen taustalla on organisaation tärkein voimavara: ihmiset. Ihmiset suoriutuvat paremmin, kun heillä on jokin tarkoitus. Heidän tulee tietää mitä tehdä ja miksi asian tekeminen on tärkeää. Hoshin Kanri auttaa rakentamaan tuon tarkoituksen tuomalla fokusta strategisiin päämääriin. Se on parhaimpia olemassa olevia tapoja luoda yhteinen näkemys päämäärästä, ja rakentaa soveltuvimmat keinot tuon päämäärän saavuttamiseen.

Ei ole kuitenkaan lainkaan harvinaista, että Hoshin Kanria sovellettaessa  mennään pahasti metsään ja tavan omaksuminen tuottaa todellisuudessa enemmän vahinkoa organisaatiokulttuurille. Hoshin Kanri on hyvin kunnianhimoinen johtamistapa. Se edellyttää koko organisaatiolta sitoutuneisuutta ja kurinalaisuutta yhteisiin toimintamalleihin eikä sen toteutuksessa voi käyttää oikoreittejä. Puutteellisesti toteutettuna se saattaa aiheuttaa enemmän kysymyksiä, kuin tietoisuutta ja kuormittaa henkilöstöä.

Hoshin Kanri edellyttää strukturoitua, yhdenmukaista ja systemaattista tapaa tarkastella asioita. Työkalut eivät varmista onnistumista, mutta auttavat systemaattisuuden saavuttamisessa ja lean-ajattelun mukaisen tarpeettomien toimenpiteden karsimisessa auttaen fokusoitumaan onnistumisen kannalta oleellisiin asioihin. Suosittelemme kokeilemaan LATO strategiatyökalua ilmaiseksi tästä.