Forssa

Miten seurasitte strategian toimeenpanoa ennen LATO:n käyttöönottoa?

Meillä ei ollut mitään erillistä seurantavälinettä. Strategian seuranta oli verrattain suunnittelematonta. Asia oli esillä talousarvion laadinnan yhteydessä. Pakko myöntää, että vuosittain talousarviokirjaan laaditut toiminnalliset tavoitteet eivät aina olleet selkeästi strategiasta johdettuja, mutta osumatarkkuus strategisten tavoitteiden ja palveluittain kirjattujen tavoitteiden osalta oli kuitenkin loppupeleissä aika hyvä. 

Mutta koska se ei ollut suunnitelmallista ja säännöllistä, se häiritsi etenkin esihenkilöitä ja lisäsi vaikeuskerrointa strategian suuntaiseen johtamiseen. Totta kai toiminnallisia tavoitteita, joita oli kirjattu talousarvioon, seurattiin osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöksessä, mutta niiden yhteys kuntastrategiaan oli siis löyhä.

Miksi päätitte ottaa LATO strategiatyökalun käyttöön?

Tarve syntyi, kun huomattiin toiminnallisten tavoitteiden ja kaupunkistrategian välisen yhteyden heikkous. Strategian ohjausvaikutusta haluttiin parantaa. Tavoiteltiin myös aiempaa parempaa seurattavuutta strategian toteutumiseen. Otimme selvää, minkälaisia vaihtoehtoja tarpeidemme mukaiseksi välineeksi oli ja päädyimme LATO:on.

Työkalusta oli hyvä tunne aina esittelystä alkaen. Se asiantuntijuus, millä LATO:a meille esiteltiin teki meihin vaikutuksen. Ja luonnollisesti myös välineen mahdollisuudet vaikuttivat sellaisilta, mitä me tarvitsimme. Suorituskyky ja riittävät mahdollisuudet sekä toimiva logiikka yhdistettynä käytettävyyteen tuntui hyvältä.

Miten käyttöönotto sujui?

Käyttöönottoon saatiin hyvä tuki. Toki sujuva välineen käyttö vaati töitä. Väline pystyttiin räätälöimään paikallisilla strategiasisällöillä ja tavoiteasettelulla. Perustettiin oma LATO-ryhmä, joka lähti pureutumaan välineeseen syvemmin ja valmistamaan siitä juuri meidän strategiasisältöjen mukaisen. Tuo ns. ydinryhmä toimi valmistelijana ja madalsi muille kynnystä välineen käyttöön. Kokoonnuimme ryhmällä säännöllisesti, otettiin aikaa paljon eikä yritetty tehdä kiireellä. Ensimmäisenä vuonna tutustuimme välineen mahdollisuuksiin. Pohdimme välineen käytön lisäksi myös meidän toimintaprosessejamme ja yhteisiä linjauksia strategian seurantaan ja vaikkapa seurantaraporttien sisältöihin. Olimme tyytyväisiä välineen toimittajalta saatuun tukeen käyttöönottovaiheessa ja myös tukeen ja yhteistyöhön sekä yhteiseen tuumaukseen varsinaisen käyttöönottovaiheen jälkeen.

Minkälaisessa käytössä LATO teillä on?

LATO on meillä luonnollisesti käytössä ympärivuotisesti. Meidän strategiamme, strategiset teemat ja strategiset tavoitteet on kirjattu LATO:on ja talousarvion laadinnan yhteydessä. Toimialat ja palvelualueet johtavat ja kirjaavat em. strategisista tavoitteista omat tavoitteensa ja tavoitteille toimenpiteet. Meillä on verrattain pieni porukka, joka käytännössä hoitaa LATO-kirjaukset. Eri toimialoilla on kokeiltu erilaisia käytänteitä kirjausten tekemisessä. Vaikkapa meillä Sivistys- ja tulevaisuustoimialalla palvelualueiden esihenkilöt tekevät kirjaukset. Toki kuitenkin se, mitä sinne kirjataan palvelualueiden ja yksiköiden tavoitteeksi, toimenpiteiksi sekä mittareiksi tai tavoitetasoiksi, keskustellaan ja pohditaan yhdessä henkilöstön kanssa. Palvelualueen esihenkilöt joukkoineen seuraavat toteumia ja arvioivat tulevaa kerran kuukaudessa ja eri toimielimissä seurantaa toteutetaan LATO-raportoinnin pohjalta säännöllisesti, vähintään osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. Koko ajan opetellaan ja opitaan lisää sekä välineestä ja sen hyödyntämisestä, että strategian seurannasta ja toteumien arvioinnista. Löydetään uusia asioita ja tapahtuu erilaisia oivalluksia, mikä on mielestäni erinomaisen hyvä asia, koska näin kehitytään johtamisessa ja strategisessa ajattelussa.

Onko LATO muuttanut tekemisen/johtamisen tapaa teillä?

On ja paljon. Palvelualuekohtaisten tavoitteiden ja yksikkökohtaisten tavoitteiden yhteys strategiaan on selkeytynyt eli on saatu sitä, mitä haluttiin. Johtamistoiminnan fokus on aiempaa selkeämpää ja kohdistuu oikein.

Mitkä ovat mielestäsi onnistuneen strategian edellytykset?

Onnistuneen strategia edellytyksiä on tietysti ensin hyvin laadittu strategia, mutta liikaa ei voi korostaa strategian toteutumisen seurantaa ja arviointia. Sitä, että strategian linjausvaikutuksia hyödynnetään arjessa. LATO mahdollistaa kattavan toteumaseurannan, mutta myös tekee näkyväksi useiden eri substanssien tekemisen ja osaamisen suhteessa strategisiin tavoitteisiin - ja siten halutessa voidaan hyödyntää myös poikkihallinnollista johtamista.

Mitkä ovat LATO strategiatyökalun parhaat hyödyt?

Organisaatiossa voidaan keskittyä sisältöön ja yhteisen tahdon muodostamiseen sekä sen arviointiin, miten on onnistuttu tekemään kaikkea sitä, mitä on haluttu tehdä. LATO tekee näkyväksi kokonaisuuden ja mahdollistaa strategian koordinoinnin

Mitä muuta haluaisitte kertoa heille, jotka harkitsevat LATO strategiatyökalun käyttöönottoa?

Strategia on kunnan tärkein johtamisen, toiminnan ohjauksen ja yhteisten linjausten asiakirja. Se ohjaa kaikkea toimintaa. Kyllä strategian implementointi ja toteutumisen arviointi ansaitsee hyvän välineen. Ja LATO jos mikä on sellainen.