5 parasta vinkkiä strategian toimeenpanoon ja seurantaan — aloita näistä

Paavo Kytölä

1. Kuvaa mitä ollaan tekemässä

Kuvaa strateginen suunnitelmasi yhteen paikkaan. Pilko suunnitelman painopistealueet (teemat/kärkihankkeet) osiksi. Perinteisimpiä teemoja ovat liikevaihtoon liittyvät tavoitteet, henkilöstön kehittäminen, kestävä kehitys jne. Kirjaa näiden painopistealueiden alle organisaation ylätason päätavoitteet, joiden avulla tavoitetilaa kohti on tarkoitus edetä. Nyt teillä on kasassa suuntaviivat strategian toteuttamiseksi. Jaa seuraavana suunnitelma pienemmäksi organisaatiosi

alayksiköille (esim. myynti, HR, ICT) ja tarvittaessa vielä yksiköiden tiimitasolle asti. Miettikää kuka tai ketä ottavat vastuun näihin tavoitteisiin liittyvistä toimenpiteistä. Aikatauluttakaa nämä ja miettikää välitavoitteet. Näin strateginen suunnitelma konkretisoituu ja suuntaa kaikkien työn yhteistä tavoitetta kohti

2. Säännölliset rutiinit ja aikataulut

Perinteisesti organisaatioissa on totuttu tarkastamaan talousluvut vähintään kerran kuukaudessa. Samaa aikasykliä kannattaa hyödyntää myös toimeenpanon seurantaan, jolloin myös euromääriin, henkilötyövuosiin ja budjetteihin heijastuvien lukujen syy-seuraussuhteet ovat helpommin havaittavissa. Eritystilanteissa kuukausikin on pitkä aika, ja tilanteen niin vaatiessa sykliä voi ja kannattaa tihentää strategian suunnan uudelleen ohjaamiseksi. Sopikaa ainakin: kuinka usein edistymistä seurataan, ketkä kokouksiin osallistuvat (mahdollistakaa myös etäosallistuminen), missä järjestyksessä asiat käydään läpi ja miten seurantaa toteutetaan alayksiköissä niiden omilta osin.  (esim. myynnin kuukausikokouksissa). Helpoiten lähdet organisaatiosi kanssa tällä työkäytännöllä.

3. Viesti selkeästi

Strategian viestimisessä kannattaa panostaa selkeyteen ja tiiviyteen. Testaa strategiasia työntekijöilläsi: Jos he eivät heti käsitä strategianne sanamuotoja on niitä syytä miettiä uudelleen. Jos teiltä löytyy viestintäosasto on heidän osaamistaan hyvä hyödyntää stilisoinnissa. Varmista että strategian runko ja edistymä ovat kaikkien strategian toteutukseen olevien saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä sitouttaa myös työntekijöitä ponnistelemaan yhteisten tavoitteiden puolesta niiden ollessa läpinäkyviä. Luokaa yhteiset pelisäännöt ja rutiinit toimeenpanon edistymisen päivittämiseen. Varmistaaksenne että puhutte yhdessä aidoista ettekä aidanseipäistä, kannattaa kerrata strategian sanaston ja määritelmät.

4. Valitse oikeat mittarit

Strategian toimeenpano ei ole kilpailu eri osastojen ja työntekijöiden välillä, vaan sen tavoitteena on mitata strategisuunnitelmien toteutumista ja niiden vauhtia. Meidän mielestämme tavoitteet tulisi asettaa ennen mittareita. Näin ollen tavoiteotsikoista saatte vihjeet mittareiden valinnalle: mikä on se status mitä tavoittelemme? Kuvaako sen toteutumista parhaiten kenties prosenttiluku, euromäärä, yksinkertainen kyllä-ei vaihtoehto vai riittääkö johdolle kenties tieto siitä että hanke ”etenee aikataulussa”. Kun mittarit on asetettu kuntoon, tarvitaan enää tekoja mittareiden takana. Työ on siis melkein puoliksi tehty. Täältä voi lukea muutaman sanasen lisää mittareista.

5. Palkitseminen linjaan

Juhlikaa yhdessä pienempiä ja suurempia voittoja strategian edistyessä. Jos organisaatiossanne on käytössä suoritusperusteisia bonuksia tai muita palkanlisiä, tarkistakaa, että ne ovat linjassa organisaation strategisten tavoitteiden kanssa. Rahalliset insentiivit ohjaavat ihmisiä usein vahviten. Tavoitteiden seurantaa hyödyntämällä voitte tehdä myös läpinäkyväksi urapolkujen rakentamisen: "Kun onnistumme näissä asioissa tällä sektorilla tarvitsemme uuden rekryn uuteen positioon." Kaiken palkitsemisen ei kuitenkaan tarvitse olla välttämättä rahallista. Sopikaa henkilöstön tyky-päivistä, teatterireissusta tai yhteisistä liikunta-aktiviteeteista, kun pääsette yhdessä tavoitteeseen.

Jos aihe kiinnostaa enemmän kannattaa siihen syventyä LATO:n hallituksen Juho Lipsasen ajatuksiin tältä videolta. Halutessasi voit myös ladata käyttöönne kattavan E-kirjamme strategian toimeenpanon johtamisesta. 

Nyt ei muuta kuin aloittamaan!